Política Ambiental y Lineamientos de Impacto Ambiental

La tecnología que instalamos, operamos y vendemos consume energía, se fabrica con materiales escasos y, al final de su vida útil, se convierte en residuos que deben gestionarse con cuidado. En PRONETSYS S.A.S. (Pronetsys) asumimos la responsabilidad de reducir esos impactos en nuestra operación y de ayudar a nuestros clientes a hacer lo mismo.

Esta política define nuestro compromiso ambiental y los lineamientos prácticos para gestionar los impactos propios de una empresa de tecnología en Medellín, Antioquia, Colombia y el Valle de Aburrá. Está alineada con los principios de la norma ISO 14001:2026, sin que ello implique una certificación, y se integra con el Mapa de Procesos a través del proceso de gestión ambiental y SST.

1. Compromiso

La Gerencia General de Pronetsys, en coherencia con nuestros valores de Responsabilidad, Compromiso e Innovación, se compromete a:

• Cumplir los requisitos legales ambientales aplicables y los compromisos que adquiramos voluntariamente.
• Prevenir la contaminación, con especial atención a la gestión adecuada de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE), pilas, baterías y consumibles.
• Usar la energía de forma eficiente en los equipos de trabajo remoto de nuestro equipo y en los servicios en la nube y centros de datos, y promover la virtualización y la consolidación de infraestructura.
• Considerar el ciclo de vida de los equipos: comprar mejor, extender su vida útil, reacondicionar cuando sea seguro y entregar los residuos a gestores autorizados.
• Reducir los desplazamientos innecesarios con un enfoque de soporte remoto primero, y contribuir a la calidad del aire del Valle de Aburrá.
• Reducir el uso de papel y de embalajes, y separar los residuos en la fuente.
• Sensibilizar a nuestro equipo y ofrecer a nuestros clientes alternativas tecnológicas más eficientes.
• Medir nuestro desempeño ambiental y mejorarlo de forma continua.

2. Alcance

Esta política aplica a todas las actividades de Pronetsys, que opera sin oficina física: el trabajo remoto que cada colaborador realiza desde su lugar de residencia, en lo que depende de sus prácticas; las visitas técnicas a clientes y los desplazamientos que implican; la infraestructura propia y los servicios contratados en la nube y en centros de datos; la compra, venta, instalación, reemplazo y garantía de hardware; los proyectos de cableado estructurado, redes, pantallas informativas y streaming; y el desarrollo de software. También orienta la selección de proveedores y las recomendaciones que damos a los clientes, aunque la decisión final sobre sus propios equipos les corresponde a ellos.

3. Aspectos e impactos ambientales

Un aspecto ambiental es un elemento de nuestras actividades que interactúa con el ambiente; un impacto es el cambio que produce. La siguiente matriz resume los aspectos más relevantes para una empresa de servicios de tecnología como la nuestra, las prácticas con que los gestionamos y el indicador con que medimos su avance.

La matriz se revisa al menos una vez al año y cuando se incorporen nuevos servicios, actividades o formas de trabajo.

4. Lineamientos y prácticas por aspecto

4.1 Eficiencia energética y virtualización

• Los equipos de trabajo se configuran con suspensión automática y apagado de pantalla tras periodos de inactividad, y se apagan al finalizar la jornada, salvo que deban permanecer encendidos para actualizaciones programadas o servicios específicos.
• La infraestructura propia (servidores, hosting, respaldo y telefonía en la nube) se aloja en centros de datos y proveedores de nube con mejores condiciones de eficiencia y respaldo eléctrico, y no en equipos instalados en los lugares de residencia de los colaboradores.
• La infraestructura propia y la de los servicios que operamos se dimensiona según la demanda real; los servidores, instancias y ambientes de prueba sin uso se apagan o eliminan.
• Las pantallas informativas que gestionamos se programan con horarios de encendido y apagado y con niveles de brillo acordes con el entorno, en acuerdo con el cliente.
• En el trabajo remoto se promueve el uso de luz natural e iluminación eficiente en el puesto de trabajo, y se desconectan cargadores, pantallas y demás periféricos al terminar la jornada.
• En los diseños de soluciones para clientes, proponemos alternativas de virtualización, consolidación y equipos eficientes, explicando su beneficio operativo y ambiental.

4.2 Gestión de RAEE

En Colombia, la Ley 1672 de 2013 establece los lineamientos de la política pública para la gestión integral de los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos y asigna obligaciones a productores, comercializadores y usuarios. Esta ley fue reglamentada por el Decreto 284 de 2018, que adicionó el Título 7A al Decreto 1076 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente), y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible desarrolló los sistemas de recolección y gestión de RAEE mediante la Resolución 851 de 2022. La ley prohíbe disponer los RAEE en rellenos sanitarios.

Como usuarios de equipos, debemos entregar nuestros RAEE en los sitios que dispongan los productores o terceros que actúen en su nombre. Como comercializadores de hardware, la Ley 1672 de 2013 nos asigna, en el marco de nuestro objeto social, deberes como apoyar técnica y logísticamente a los productores en la recolección, informar a los usuarios cómo devolver correctamente los RAEE y aceptar su devolución sin costo por parte del usuario final, en las condiciones que defina la reglamentación.

1. Evaluar antes de desechar. Antes de declarar un equipo como residuo, se verifica si puede repararse, actualizarse o reacondicionarse (sección 4.5).
2. Proteger la información. Todo medio de almacenamiento se borra de forma segura o se destruye antes de salir de nuestro control, según la Política de Seguridad de la Información, y se deja constancia. En equipos de clientes, el procedimiento se acuerda con ellos.
3. Almacenar temporalmente de forma segura. Mientras se entregan, los RAEE quedan bajo la custodia del colaborador responsable, en un recipiente o espacio identificado, seco y separado de los residuos ordinarios, por el menor tiempo posible y sin desarmar componentes que puedan liberar sustancias peligrosas.
4. Registrar. Se registran el tipo, la cantidad o el peso, el origen (uso interno, reemplazo en cliente o garantía) y el destino previsto.
5. Entregar a canales autorizados. Se entregan a los programas posconsumo o sistemas de recolección de los fabricantes, o a gestores que cuenten con la licencia o autorización ambiental correspondiente. Nunca se entregan a la basura ordinaria ni a canales informales.
6. Conservar soportes. Se conservan los certificados o actas de recepción emitidos por el programa o el gestor.
7. Orientar a los clientes. Cuando reemplazamos equipos de un cliente, le informamos las opciones de devolución posconsumo y, si lo solicita y es viable, coordinamos su entrega a un canal autorizado.

4.3 Pilas, baterías y tóneres

• Las pilas, las baterías de portátiles y las baterías de sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS) se separan del resto de residuos y se entregan a los sistemas de recolección de los productores o a gestores autorizados.
• Las baterías de litio infladas, golpeadas o dañadas se aíslan en un recipiente no combustible, lejos de fuentes de calor, y se entregan lo antes posible; sus terminales se protegen para evitar cortocircuitos.
• Los tóneres y cartuchos se devuelven a los programas de recolección de los fabricantes o se entregan a gestores autorizados; no se desechan con los residuos ordinarios.
• En los mantenimientos de UPS de clientes, se acuerda con ellos el destino de las baterías reemplazadas y se deja constancia de su entrega.

4.4 Compras sostenibles

Las decisiones de compra, para uso interno y en las recomendaciones a clientes, consideran el desempeño del equipo durante todo su ciclo de vida y no solo su precio inicial.

4.5 Extensión de vida útil y reacondicionamiento

• Reparar primero: ante una falla, se diagnostica y se repara cuando sea técnica y económicamente razonable, antes de proponer un reemplazo.
• Actualizar: la ampliación de memoria o el cambio a unidades de estado sólido puede extender varios años la vida útil de un equipo; se evalúa antes de recomendar uno nuevo.
• Mantenimiento preventivo: la limpieza, la revisión de ventilación y el cuidado de baterías reducen fallas y consumo.
• Reacondicionar y reutilizar: los equipos retirados que aún funcionan pueden reasignarse a usos menos exigentes o donarse, siempre con borrado seguro previo y acta. Los componentes en buen estado se aprovechan como repuestos.
• Equilibrio con la seguridad: un equipo que ya no recibe actualizaciones de seguridad no debe usarse para tratar información confidencial ni datos sensibles; en ese caso se reasigna a usos sin riesgo o se retira de manera responsable.

4.6 Cero papel y firma electrónica

• Cotizaciones, contratos, actas de entrega, informes y registros se gestionan en formato digital, con trazabilidad en el sistema de tickets y en los repositorios documentales.
• Se usan mecanismos de firma electrónica, reconocidos en Colombia por la Ley 527 de 1999 y reglamentados por el Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), para aprobaciones y documentos que lo permitan, con el nivel de seguridad adecuado a cada caso.
• Solo se imprime cuando es indispensable, a doble cara y en escala de grises por defecto; el papel usado por una cara se reutiliza para borradores y el papel desechado se separa para aprovechamiento.

4.7 Movilidad y calidad del aire en el Valle de Aburrá

El Valle de Aburrá es una cuenca rodeada de montañas en la que, en ciertos periodos del año asociados a la transición entre temporadas secas y lluviosas, la contaminación del aire tiende a concentrarse. El Área Metropolitana del Valle de Aburrá adoptó el Plan Integral de Gestión de la Calidad del Aire (PIGECA 2017–2030) mediante el Acuerdo Metropolitano 16 de 2017, y activa el Plan Operacional para Enfrentar Episodios de Contaminación Atmosférica (POECA) cuando declara episodios críticos. Según los inventarios de emisiones de la región, los vehículos (fuentes móviles) son la principal fuente de material particulado fino (PM2.5), por lo que nuestras decisiones de desplazamiento importan.

• Soporte remoto primero: los tickets se atienden de forma remota siempre que la naturaleza del caso y la seguridad lo permitan; la visita en sitio se reserva para lo que no puede resolverse a distancia.
• Agrupación de visitas por zona: las visitas no urgentes se programan por municipio o sector del Valle de Aburrá, para atender varios casos en un mismo recorrido.
• Planeación de rutas y horarios: se prefieren rutas eficientes y horarios fuera de las horas de mayor congestión, cuando el cliente lo permite.
• Transporte de menor impacto: cuando la carga de equipos lo permite, se promueve el uso del transporte público masivo, los desplazamientos compartidos o los medios no motorizados.
• Vehículos en buen estado: los vehículos usados para el trabajo deben mantener al día su revisión técnico-mecánica y de emisiones.
• Episodios críticos: durante los episodios de contaminación declarados por las autoridades, se refuerza la atención remota, se reprograman las visitas no urgentes, se acatan las restricciones de movilidad vigentes y se siguen las recomendaciones de salud para el personal, en coordinación con la Política de SST.

4.8 Huella de la nube, el hosting y el streaming

• Los datos y respaldos se conservan durante el periodo de retención definido y se eliminan de forma segura al vencer, lo que reduce almacenamiento, consumo de energía y exposición a riesgos.
• Los sitios web que desarrollamos y alojamos se optimizan (compresión de imágenes, caché, código eficiente) para reducir la transferencia de datos y mejorar su velocidad.
• En streaming, la resolución y la tasa de bits se ajustan al propósito y a la audiencia del evento, y las grabaciones se conservan según lo acordado con el cliente.
• Al seleccionar proveedores de nube y centros de datos, se incluyen entre los criterios la información que publiquen sobre eficiencia energética y fuentes de energía, junto con los criterios de seguridad, continuidad y costo.

4.9 Embalajes y residuos ordinarios

• Los residuos se separan en la fuente según el código nacional de colores establecido por la Resolución 2184 de 2019: bolsa o recipiente blanco para residuos aprovechables (cartón, papel, plástico, vidrio, metales), negro para no aprovechables y verde para orgánicos aprovechables.
• Los embalajes de cartón y plástico de las compras se aplanan, se mantienen limpios y secos y se entregan para aprovechamiento; cuando el proveedor ofrece retirarlos, se prefiere esa opción.
• En los proyectos de cableado y redes se calculan los materiales para minimizar sobrantes; al finalizar, se recogen los residuos de la obra y se dejan las áreas del cliente limpias.

5. Sensibilización y formación

• Todo colaborador conoce esta política en su inducción, incluida la forma correcta de manejar RAEE, baterías y residuos.
• Se realizan al menos una vez al año actividades de sensibilización sobre eficiencia energética, consumo responsable, movilidad sostenible y gestión de residuos.
• Los técnicos reciben orientación específica sobre el manejo seguro de baterías y RAEE, y sobre cómo informar a los clientes las opciones de devolución posconsumo.
• Compartimos con nuestros clientes recomendaciones prácticas para prolongar la vida útil de sus equipos y gestionar sus RAEE.

6. Roles y responsabilidades

7. Objetivos, indicadores y metas

Para fijar metas realistas, primero necesitamos medir. Por eso, durante el primer ciclo de aplicación de esta política se recopilarán los datos que servirán como línea base. Las metas numéricas se definirán y aprobarán en la revisión gerencial una vez exista esa línea base, salvo aquellas que corresponden a obligaciones o prácticas de cumplimiento total.

8. Cumplimiento legal

El Responsable de gestión ambiental y SST mantiene una matriz de requisitos legales que se actualiza al menos una vez al año. Entre las principales normas aplicables se encuentran:

9. Comunicación y participación

Esta política se publica en nuestro sitio web y se comunica a colaboradores, clientes y proveedores. Invitamos a clientes, aliados y colaboradores a enviar sugerencias o inquietudes ambientales a contactenos@pronetsys.com.co. Los clientes que deseen orientación sobre la devolución de sus RAEE pueden solicitarla a través del portal de soporte (https://soporte.pronetsys.com.co) o al teléfono +57 350 395 0538.

10. Revisión anual

La Gerencia General revisa esta política, la matriz de aspectos e impactos, los indicadores y el cumplimiento legal al menos una vez al año, y además cuando cambien de manera significativa nuestras actividades, servicios o requisitos legales. Las conclusiones y las nuevas metas se registran en la revisión gerencial descrita en el Mapa de Procesos.