Código de Ética y Conducta Empresarial

Este Código reúne los compromisos de conducta que guían el trabajo diario en PRONETSYS S.A.S. (en adelante, «Pronetsys» o «la empresa»). Explica qué esperamos de cada persona que actúa en nombre de la empresa, cómo convertimos nuestros valores en comportamientos concretos y qué hacer cuando surge una duda o se conoce una posible falta.

Nuestro trabajo nos da acceso a sistemas, credenciales e información de los clientes. Esa confianza es el activo más valioso de Pronetsys y se protege con decisiones éticas, todos los días y en todos los lugares donde trabajamos: el hogar desde donde trabajamos a distancia, las sedes de los clientes, los desplazamientos y los canales digitales.

1. Propósito y alcance

El Código tiene como propósito orientar las decisiones de las personas vinculadas a Pronetsys, prevenir conductas contrarias a la ley y a nuestros valores, y ofrecer canales seguros para consultar y reportar.

1.1 A quién aplica

En este documento, la palabra «colaboradores» se usa de forma incluyente para referirse a todas las personas mencionadas, sin distinción de género ni de tipo de vínculo.

1.2 Relación con otras políticas

Este Código es el marco general del gobierno corporativo de Pronetsys. Se complementa con la Política PSEA y de prevención del acoso, el Manual de Convivencia, la Política de Bienestar y Cargas de Trabajo, la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo, la Política de Seguridad de la Información y la Política de Tratamiento de Datos Personales, además del Reglamento Interno de Trabajo y los contratos individuales. Si alguna disposición resulta más exigente en otra política o en la ley, se aplica la norma más protectora.

1.3 Cómo usar este Código

Ningún documento anticipa todas las situaciones. Ante una decisión difícil, hágase estas preguntas:

1. ¿Es legal? Si la respuesta es no o no está seguro, deténgase y consulte.
2. ¿Es coherente con nuestros valores y con este Código? Una conducta puede ser legal y aun así ser incorrecta.
3. ¿Me sentiría cómodo si se conociera? Piense si podría explicarla con tranquilidad a su líder, al cliente o a su familia.
4. ¿Protege la confianza del cliente y de mis compañeros? Si la pone en riesgo, busque otra alternativa.
5. ¿Tengo dudas? Consulte a su líder, a Talento Humano o al Responsable de Ética y Cumplimiento antes de actuar.

2. Nuestros valores en conducta observable

Los valores de Pronetsys solo tienen sentido cuando se reflejan en comportamientos que cualquier persona puede reconocer.

2.1 Deberes generales de todos los colaboradores

• Conocer, cumplir y promover este Código y las políticas que lo desarrollan.
• Cumplir la ley colombiana y, cuando se presten servicios a clientes del exterior, las normas aplicables de esas jurisdicciones.
• Participar en las actividades de formación sobre ética y cumplimiento.
• Consultar ante la duda y reportar de buena fe las posibles infracciones de las que tenga conocimiento.
• Colaborar con las verificaciones e investigaciones internas, guardando la reserva debida.

2.2 Deberes adicionales de quienes lideran equipos

• Ser ejemplo de conducta y crear un ambiente en el que las personas se sientan seguras para preguntar y reportar.
• Atender las consultas de su equipo y remitir oportunamente los reportes al canal correspondiente, sin investigarlos por su cuenta.
• Impedir cualquier forma de represalia contra quien consulte, reporte o colabore con una investigación.

3. Relación con los clientes

3.1 Honestidad comercial y calidad

Ofrecemos únicamente los servicios que estamos en capacidad de prestar con calidad. Las propuestas, cotizaciones y diagnósticos deben ser claros, completos y veraces, sin ocultar costos, limitaciones técnicas ni riesgos. Las condiciones de atención se rigen por los Términos de Servicio de Soporte, la Política de Garantías y los contratos suscritos.

3.2 Confidencialidad

Toda información a la que accedemos con ocasión de un servicio pertenece al cliente y es confidencial, aunque no esté marcada como tal: configuraciones, arquitectura de red, código fuente, bases de datos, correos, documentos, información financiera y datos personales. Solo puede usarse para prestar el servicio contratado y solo puede compartirse con quienes necesiten conocerla para ese fin. El deber de confidencialidad continúa después de terminada la relación con Pronetsys o con el cliente.

3.3 Uso de credenciales y accesos de clientes

Las credenciales, llaves, certificados, tokens y accesos remotos de los clientes son un privilegio de alto riesgo. Su manejo se rige por las siguientes reglas obligatorias:

1. Autorización previa. Solo se accede a sistemas de un cliente cuando exista una autorización documentada (contrato, orden de servicio o ticket) y dentro del alcance autorizado.
2. Mínimo privilegio. Se solicitan y usan únicamente los permisos necesarios para la tarea y durante el tiempo necesario.
3. Custodia segura. Las credenciales se guardan solo en las herramientas de gestión de secretos aprobadas por la empresa. Está prohibido guardarlas en notas, hojas de cálculo, papel, chats o correos.
4. Uso personal e intransferible. No se comparten credenciales ni se usan cuentas de otra persona. Cuando sea posible, se solicitarán cuentas nominativas con trazabilidad.
5. Acceso remoto transparente. Las sesiones remotas se realizan con conocimiento del cliente, se cierran al terminar y no se instalan herramientas de acceso persistente sin su autorización expresa.
6. Necesidad de conocer. No se abren, copian, descargan ni revisan archivos, correos, respaldos o bases de datos que no sean indispensables para el servicio.
7. Cierre y revocación. Al finalizar el servicio se solicita al cliente el cambio o la revocación de las credenciales temporales y se eliminan las copias locales.
8. Reporte inmediato. Toda pérdida, exposición o uso indebido de una credencial se reporta de inmediato al líder y conforme a la Política de Seguridad de la Información.

3.4 Privacidad y datos personales

Tratamos los datos personales de clientes, usuarios finales, colaboradores y terceros conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, y a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. Cuando actuamos como encargados del tratamiento por cuenta de un cliente (por ejemplo, en servicios de hosting, respaldo o chatbots), solo tratamos los datos según sus instrucciones. Las consultas sobre privacidad se dirigen a contactenos@pronetsys.com.co.

3.5 Vulnerabilidades e incidentes

Si durante un servicio detectamos una vulnerabilidad o un incidente de seguridad en los sistemas de un cliente, lo informamos al cliente por los canales acordados, sin explotarla, divulgarla ni usarla para otros fines. Las vulnerabilidades de los sistemas propios de Pronetsys se gestionan según la Política de Divulgación Responsable de Vulnerabilidades.

4. Conflictos de interés

Existe un conflicto de interés cuando un interés personal, familiar, financiero o de un tercero afecta, o podría parecer que afecta, la objetividad con la que actuamos en nombre de Pronetsys. Tener un conflicto no es en sí mismo una falta; ocultarlo sí lo es.

4.1 Situaciones frecuentes

• Prestar por cuenta propia servicios de soporte, desarrollo o redes a clientes o prospectos de la empresa.
• Recomendar a un proveedor en el que usted, su pareja o un familiar tenga participación o vínculo laboral.
• Participar en la selección, evaluación o supervisión de un familiar o de una persona con quien tenga una relación sentimental.
• Tener inversiones o cargos en empresas competidoras, clientes o proveedores.
• Usar información obtenida en el trabajo para obtener beneficios personales.

4.2 Declaración y gestión

1. Declarar. Todo colaborador declara por escrito sus posibles conflictos al ingresar, una vez al año y cada vez que surja una situación nueva, antes de tomar cualquier decisión relacionada.
2. Abstenerse. Mientras se analiza el caso, la persona se abstiene de participar en la decisión.
3. Evaluar. El Responsable de Ética y Cumplimiento analiza la declaración y propone medidas: apartarse de la decisión, reasignar el caso, establecer controles adicionales o, si el conflicto es permanente e incompatible, recomendar su terminación.
4. Registrar. Las declaraciones y las medidas adoptadas se registran de forma confidencial.

Los conflictos de interés del Representante Legal se declaran ante el máximo órgano social, conforme a los estatutos y a la ley.

5. Regalos, atenciones e invitaciones

Los regalos y atenciones pueden fortalecer relaciones comerciales legítimas, pero nunca deben influir, ni parecer que influyen, en una decisión de negocio. Aplicamos estos criterios:

Si por circunstancias culturales no es posible rechazar un obsequio, se recibe a nombre de la empresa, se registra y la Gerencia decide su destino.

6. Antisoborno y anticorrupción

Pronetsys tiene tolerancia cero con el soborno y la corrupción en cualquiera de sus formas, tanto en el sector público como en el privado, en Colombia y en el exterior.

6.1 Conductas prohibidas

• Ofrecer, prometer, dar, solicitar o aceptar, directamente o a través de terceros, dinero o cualquier beneficio para obtener o retener un negocio, una decisión o una ventaja indebida.
• Realizar pagos de facilitación, es decir, pagos pequeños para agilizar trámites que de todas formas corresponden.
• Ofrecer beneficios a un servidor público extranjero en relación con un negocio o transacción internacional.
• Usar a intermediarios, proveedores, aliados o consultores para hacer lo que la empresa no puede hacer directamente.
• Hacer aportes a campañas o partidos políticos en nombre de la empresa, o donaciones y patrocinios que encubran un beneficio indebido.
• Registrar operaciones de manera falsa, incompleta o engañosa en la contabilidad, facturas o reportes.

6.2 Marco legal de referencia

Si por su actividad, tamaño o sector Pronetsys llegara a estar obligada a adoptar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial conforme a la Ley 2195 de 2022 y su reglamentación, lo adoptará de acuerdo con las instrucciones de la autoridad competente. Mientras tanto, este Código recoge voluntariamente sus principios.

6.3 Debida diligencia y señales de alerta

Antes de vincular proveedores, aliados o intermediarios relevantes, verificamos su identidad, reputación y capacidad. Son señales de alerta que deben reportarse: solicitudes de pago en efectivo o a cuentas de terceros, comisiones desproporcionadas, insistencia en usar un intermediario específico sin justificación, facturas sin soporte o solicitudes de «ayudas» para agilizar decisiones.

7. Libre competencia

Competimos con base en la calidad, el precio y la innovación de nuestros servicios, conforme a la Ley 1340 de 2009 y demás normas de protección de la competencia. Está prohibido:

• Acordar con competidores precios, tarifas, márgenes o condiciones comerciales.
• Repartirse clientes, zonas o mercados, o coordinar ofertas en licitaciones, invitaciones o cotizaciones.
• Intercambiar con competidores información comercial sensible (precios futuros, costos, estrategias, ofertas).
• Desprestigiar a competidores con información falsa o engañosa.

Si en una reunión gremial o un evento surge una conversación de este tipo, retírese, deje constancia de su retiro e informe al Responsable de Ética y Cumplimiento.

8. Uso de activos, software licenciado y propiedad intelectual

8.1 Activos de la empresa

Los equipos, herramientas, vehículos, cuentas, licencias, repositorios, información y tiempo de trabajo se usan para los fines de la empresa, con cuidado y eficiencia. El uso personal ocasional de equipos y conectividad es tolerado solo si es razonable, no afecta el trabajo, no viola la ley ni compromete la seguridad. Los activos se devuelven al terminar la vinculación.

8.2 Software licenciado

• Solo se instala y usa software con licencia válida, adquirido o autorizado por la empresa, tanto en equipos propios como en equipos de clientes.
• Está prohibido instalar, distribuir o activar software sin licencia, «cracks», generadores de claves o versiones modificadas, aunque el cliente lo solicite.
• El software de código abierto se usa respetando los términos de su licencia, especialmente cuando se incorpora en desarrollos para clientes.

8.3 Propiedad intelectual

Respetamos los derechos de autor, las marcas y los secretos empresariales de terceros, conforme a la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993. La titularidad del software, la documentación y los demás resultados del trabajo se rige por lo pactado en los contratos laborales, de prestación de servicios y con los clientes. No se reutiliza código, diseños ni documentación de un cliente para otro sin autorización.

9. Uso responsable de la inteligencia artificial

La inteligencia artificial (IA) es una herramienta valiosa para nuestro trabajo y para las soluciones que entregamos, como chatbots y analítica. La usamos con estos compromisos:

Está prohibido usar IA para suplantar personas, producir contenido engañoso, vigilar a colaboradores sin base legal o vulnerar derechos de propiedad intelectual.

10. Derechos humanos, no discriminación, diversidad e inclusión

Respetamos la dignidad de todas las personas y promovemos un entorno de trabajo diverso, equitativo e incluyente. No toleramos la discriminación por razón de sexo, identidad de género, orientación sexual, origen étnico o nacional, color de piel, edad, discapacidad, condición de salud física o mental, religión, opinión política, estado civil, embarazo, responsabilidades familiares ni cualquier otra condición protegida.

• Las decisiones de selección, remuneración, promoción, formación y terminación se basan en criterios objetivos relacionados con el trabajo, incluida la igualdad salarial entre mujeres y hombres (Ley 1496 de 2011).
• Realizamos ajustes razonables para que las personas con discapacidad puedan acceder, desempeñarse y permanecer en su trabajo (Ley 1618 de 2013 y Ley 2466 de 2025).
• Rechazamos los actos de discriminación y hostigamiento sancionados por la Ley 1482 de 2011 y las prácticas discriminatorias prohibidas por el Código Sustantivo del Trabajo, con las modificaciones de la Ley 2466 de 2025.
• Rechazamos el trabajo infantil, el trabajo forzoso y cualquier forma de explotación, y esperamos lo mismo de nuestros proveedores.
• Toda forma de acoso sexual, explotación o abuso sexual, acoso laboral y violencia en el trabajo se previene y atiende según la Política PSEA y de prevención del acoso.

11. Relación con proveedores y aliados

Seleccionamos a proveedores y aliados con criterios objetivos de calidad, precio, capacidad técnica, cumplimiento legal, seguridad de la información y responsabilidad ambiental, de acuerdo con nuestra Política Ambiental.

• Les comunicamos este Código y esperamos que actúen conforme a sus principios cuando trabajen con o en nombre de Pronetsys.
• Incluimos en los contratos, cuando corresponda, cláusulas de confidencialidad, protección de datos, seguridad de la información, antisoborno y prevención del acoso.
• Cumplimos los pagos y compromisos pactados y tratamos a sus colaboradores con respeto.
• Los proveedores pueden reportar conductas indebidas de personal de la empresa a través de la Línea Ética.

12. Comunicaciones, redes sociales y vocería

Solo el Representante Legal y las personas que este autorice hablan públicamente en nombre de Pronetsys ante medios, autoridades o en eventos. En el uso personal de redes sociales:

• No publique información confidencial de la empresa o de clientes, ni fotografías o capturas de pantalla de sistemas, sedes de clientes, tickets, reuniones virtuales o conversaciones de trabajo.
• No mencione a clientes ni proyectos sin autorización previa y escrita.
• Si se identifica como colaborador, aclare que sus opiniones son personales.
• No publique contenido ofensivo, discriminatorio o que pueda constituir acoso hacia compañeros, clientes o terceros.

Las comunicaciones internas por chat, correo o mensajería se rigen por el Manual de Convivencia y por las reglas de desconexión laboral de la Política de Bienestar y Cargas de Trabajo.

13. Línea Ética, consultas y no represalias

Consultar y reportar es un deber y también un derecho. Cualquier persona, interna o externa, puede plantear dudas o reportar de buena fe hechos que puedan ser contrarios a este Código, a las políticas de la empresa o a la ley.

13.1 Canales disponibles

Si el reporte involucra a alguna de las personas que gestionan un canal, use otro canal. Si involucra al Representante Legal, el caso se tramita a través del máximo órgano social o de un tercero independiente designado para ese fin; si se trata de acoso sexual, la queja se presenta además ante la Inspección del Trabajo, como lo prevé la Política PSEA.

13.2 Cómo tramitamos los reportes

1. Recepción y registro. Todo reporte se registra con un código de caso.
2. Acuse de recibo. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. En casos de acoso sexual, explotación o abuso sexual o violencia, dentro del día hábil siguiente, conforme a la Política PSEA.
3. Valoración preliminar. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes —de inmediato en los casos de la Política PSEA— se determina la ruta aplicable (ética general, PSEA, convivencia, seguridad de la información, datos personales), se verifica que quien investigue no tenga conflicto de interés y se adoptan medidas de protección si se requieren.
4. Investigación. Se realiza con imparcialidad, confidencialidad y respeto del debido proceso, como regla general dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes, prorrogables por una sola vez con justificación escrita.
5. Decisión y medidas. Se adoptan las medidas correctivas, disciplinarias o contractuales que correspondan y, si hay indicios de delito, se informa a las autoridades.
6. Cierre y respuesta. Se informa a quien reportó el cierre del caso, en la medida en que lo permitan la ley y la protección de los derechos de las demás personas.

13.3 Prohibición de represalias

Los reportes presentados a sabiendas de su falsedad y con el propósito de causar daño no están protegidos y se tratarán conforme al Reglamento Interno de Trabajo.

14. Régimen de incumplimiento y debido proceso

El incumplimiento de este Código puede dar lugar a medidas formativas, disciplinarias o contractuales, proporcionales a la gravedad de la conducta, sin perjuicio de las acciones civiles, penales o administrativas que procedan.

• Trabajadores: las sanciones disciplinarias se imponen conforme al Reglamento Interno de Trabajo y al procedimiento del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, con garantía del debido proceso: comunicación escrita de los hechos, conocimiento de las pruebas, oportunidad de presentar descargos y pruebas, decisión motivada, proporcionalidad de la sanción y posibilidad de impugnarla. El detalle está en el Manual de Convivencia.
• Contratistas, practicantes y proveedores: se aplican las consecuencias previstas en el contrato o convenio, que pueden incluir su terminación.
• Directivos y socios: se aplican las disposiciones legales y estatutarias correspondientes.

Ninguna instrucción de un superior justifica una conducta contraria a este Código o a la ley.

15. Responsables, divulgación y actualización

Todo colaborador recibe este Código en su inducción y manifiesta por escrito que lo conoce y se compromete a cumplirlo. La formación sobre ética y cumplimiento se realiza al menos una vez al año. El Código se revisa como mínimo una vez al año y cada vez que cambien la ley, los riesgos o la operación de la empresa. Las consultas sobre este documento pueden dirigirse a lineaetica@pronetsys.com.co.