Manual de Convivencia

Este Manual reúne los acuerdos básicos de convivencia de PRONETSYS S.A.S. (en adelante, «Pronetsys» o «la empresa»): los derechos y deberes de quienes trabajamos aquí, las normas de comportamiento en el trabajo a distancia, en las reuniones por videollamada y demás espacios virtuales, y en las sedes de los clientes, y la forma en que resolvemos los desacuerdos antes de que se conviertan en conflictos.

Una buena convivencia no significa ausencia de diferencias. Significa que las tramitamos con respeto, a tiempo y por los canales adecuados, protegiendo siempre la dignidad de las personas y la confianza de nuestros clientes.

1. Objetivo, alcance y relación con otras normas

El objetivo de este Manual es promover un ambiente de trabajo respetuoso, seguro, incluyente y productivo, y establecer mecanismos claros para prevenir y resolver los conflictos.

Aplica a todos los colaboradores de Pronetsys —socios y directivos en sus actuaciones con el equipo, trabajadores, contratistas, practicantes y aprendices— en todos los lugares donde se desarrolla el trabajo: el lugar desde donde cada persona trabaja a distancia (la empresa no tiene oficina física), las reuniones por videollamada, las sedes de los clientes, los desplazamientos, los eventos y los canales digitales.

El Manual desarrolla el Código de Ética y Conducta y se complementa con la Política PSEA y de prevención del acoso, la Política de Bienestar y Cargas de Trabajo, la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo y la Política de Seguridad de la Información. Las faltas y sanciones disciplinarias son exclusivamente las previstas en el Reglamento Interno de Trabajo y en la ley.

2. Principios de convivencia

3. Derechos de los colaboradores

• Recibir un trato digno y respetuoso, y trabajar en un entorno libre de violencia, acoso y discriminación.
• Conocer con claridad sus funciones, responsabilidades, metas y criterios de evaluación.
• Contar con las herramientas, la información, la formación y los elementos de protección necesarios para su trabajo.
• Disfrutar de una jornada que respete los límites legales, de pausas, descansos y vacaciones, y del derecho a la desconexión laboral.
• Expresar opiniones, proponer mejoras y alertar sobre sobrecargas o riesgos sin temor a represalias.
• Presentar quejas y reportes por los canales establecidos y recibir una respuesta oportuna.
• Que se respete su intimidad y que sus datos personales se traten conforme a la ley.
• Que se garantice el debido proceso en cualquier actuación disciplinaria.
• Participar en la elección del Comité de Convivencia Laboral y del Vigía o Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda.

4. Deberes de los colaboradores

• Cumplir este Manual, el Código de Ética y Conducta, el Reglamento Interno de Trabajo y las políticas de la empresa.
• Tratar con respeto a compañeros, clientes, proveedores y visitantes, dentro y fuera de los canales digitales.
• Cumplir los horarios, compromisos y acuerdos de servicio, y avisar oportunamente cuando no sea posible.
• Cuidar los equipos, la información y los espacios virtuales de la empresa, así como las instalaciones de los clientes.
• Cumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la información.
• Buscar la solución de los desacuerdos por medio del diálogo y de los canales previstos en este Manual.
• Reportar las situaciones de acoso, violencia, discriminación o riesgo que conozca.
• Guardar reserva sobre los casos de convivencia en los que participe.

5. Normas de comportamiento

5.1 Puntualidad y cumplimiento de horarios

• Llegamos a tiempo a la jornada, a las reuniones y a las citas con clientes, presenciales o virtuales.
• Si vamos a llegar tarde o no podemos asistir, avisamos con la mayor anticipación posible al líder y, si es una visita, al cliente según el procedimiento del Líder de soporte.
• Registramos con veracidad el inicio y el fin de las actividades en las herramientas de la empresa.

5.2 Presentación personal y visitas a clientes

• En las visitas a clientes usamos la identificación de la empresa y una presentación personal limpia, sobria y adecuada para el trabajo técnico, incluido el calzado y los elementos de protección que exija la tarea.
• Respetamos las normas de ingreso, seguridad y convivencia de la sede del cliente.
• Explicamos al cliente qué haremos, cuánto tiempo tomará y qué resultado obtuvimos, y dejamos el lugar ordenado.
• Aplicamos el protocolo de visitas de la Política PSEA y de prevención del acoso.

5.3 Comunicación respetuosa

• Hablamos y escribimos con cortesía, de manera clara y sin gritos, insultos, sarcasmos hirientes, burlas ni apodos.
• Criticamos ideas y resultados, no a las personas. La retroalimentación se da en privado y con propuestas.
• Evitamos los rumores y los comentarios sobre la vida privada de las personas.
• No hacemos comentarios ni chistes de contenido sexual, racista, sexista, homofóbico, xenófobo o que ridiculicen cualquier condición personal.

5.4 Reuniones

• Toda reunión tiene un propósito, una agenda breve y una duración definida, y se programa dentro de la jornada de los participantes.
• Llegamos preparados, respetamos los turnos de palabra y evitamos atender otros asuntos durante la reunión.
• En reuniones virtuales cuidamos el fondo y el audio, y encendemos la cámara cuando la reunión lo requiera.
• Los acuerdos y responsables quedan registrados de forma breve.

5.5 Uso de espacios y equipos

• Mantenemos el puesto de trabajo en casa limpio, ordenado y seguro; en las sedes de los clientes dejamos ordenadas las áreas intervenidas y libres las rutas de evacuación.
• Usamos con cuidado los equipos, las herramientas y el inventario a nuestro cargo, y reportamos cualquier daño o pérdida.
• Los equipos de clientes que recibimos para diagnóstico o reparación se identifican, se registran y se guardan de forma segura bajo la custodia del técnico responsable.
• Respetamos el uso razonable de los recursos y las prácticas de la Política Ambiental.

5.6 Chat, correo y WhatsApp corporativo

• Usamos las cuentas y los números corporativos para los asuntos de trabajo; no usamos grupos personales para tratar información de clientes.
• Escribimos mensajes completos y claros, evitamos las cadenas y el contenido ajeno al trabajo en los grupos laborales.
• Fuera de la jornada aplican las reglas de desconexión laboral de la Política de Bienestar y Cargas de Trabajo: no se esperan respuestas hasta la siguiente jornada, salvo para quien esté de guardia.
• No compartimos credenciales, contraseñas ni datos personales por chat, correo o WhatsApp.

5.7 Trabajo remoto y trabajo en casa

• Cumplimos el horario acordado y nos mantenemos localizables durante la jornada por los canales corporativos.
• Trabajamos en un espacio que permita la confidencialidad: sin pantallas visibles para terceros, con bloqueo de sesión al ausentarnos y con conexiones seguras.
• Cuidamos nuestra ergonomía y reportamos las condiciones inseguras o los accidentes del puesto de trabajo en casa conforme a la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Respetamos el tiempo de los demás aunque no los veamos: la distancia no justifica mensajes fuera de horario.

5.8 Redes sociales

• No publicamos información, fotografías ni capturas de clientes o de sus sedes, sistemas, tickets, reuniones virtuales o conversaciones de trabajo.
• No usamos las redes para atacar, ridiculizar o exponer a compañeros, clientes o competidores.
• Las opiniones personales se expresan a título personal y sin comprometer a la empresa, conforme al Código de Ética y Conducta.

5.9 Confidencialidad

La información de la empresa, de los clientes y de los compañeros que conocemos por el trabajo es reservada. No la comentamos en espacios públicos, en el transporte ni con familiares o amigos, y la protegemos incluso después de terminar la relación laboral.

5.10 Seguridad de la información

• Usamos contraseñas robustas, doble factor de autenticación cuando esté disponible y las herramientas de gestión de secretos aprobadas.
• Bloqueamos los equipos al ausentarnos, no conectamos dispositivos desconocidos y no instalamos software no autorizado.
• Reportamos de inmediato los correos sospechosos, la pérdida de equipos o cualquier incidente.
• Los accesos a sistemas de clientes se rigen por las reglas del Código de Ética y Conducta y de la Política de Seguridad de la Información.

5.11 Alcohol y sustancias psicoactivas

• Está prohibido consumir alcohol o sustancias psicoactivas durante la jornada, también cuando se trabaja a distancia, en las sedes de los clientes y en los vehículos usados para el trabajo.
• El Código Sustantivo del Trabajo prohíbe presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcóticos o drogas enervantes. Según la Corte Constitucional (Sentencia C-636 de 2016), esta prohibición se configura cuando el consumo afecta directamente el desempeño laboral.
• En las tareas de riesgo —conducción, trabajo eléctrico, trabajo en alturas y atención en sedes de clientes— cualquier signo de consumo se considera incompatible con la ejecución segura de la tarea, y la persona no podrá realizarla.
• En los eventos sociales autorizados en los que se ofrezca alcohol se promueve el consumo responsable, y nadie que haya consumido conduce.
• Quien enfrente un problema de consumo puede buscar apoyo de forma confidencial; la empresa facilitará la orientación a través de la EPS y la ARL, conforme a la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5.12 Uso de celulares

• El celular personal se usa con moderación durante la jornada y sin afectar la atención a clientes ni la seguridad.
• No se usa el celular mientras se conduce, se trabaja en alturas o se interviene una instalación eléctrica.
• No se toman fotografías, videos ni grabaciones en sedes de clientes sin autorización, salvo los registros técnicos que exija el servicio.
• En reuniones y visitas, el celular se mantiene en silencio.

5.13 Convivencia con clientes

• Atendemos a los clientes y a sus colaboradores con amabilidad, paciencia y lenguaje claro, sin tecnicismos innecesarios.
• Ante un desacuerdo con un cliente, mantenemos la calma, no discutimos en público y escalamos al Líder de soporte o a la Gerencia.
• No toleramos conductas de acoso, maltrato o discriminación de un cliente hacia nuestro personal: la persona puede retirarse de forma segura y reportar, y la empresa adoptará las medidas previstas en la Política PSEA.
• No aceptamos regalos ni pagos directos de los clientes por fuera de lo facturado por la empresa.

6. Resolución de conflictos

Los desacuerdos se resuelven de manera escalonada, empezando por el nivel más cercano a las personas involucradas:

1. Diálogo directo. Las personas involucradas conversan en privado, con respeto, sobre los hechos, el impacto y lo que necesitan para avanzar.
2. Intervención del líder. Si el diálogo no funciona o no es posible, cualquiera de las partes puede pedir apoyo a su líder o a Talento Humano (gestionhumana@pronetsys.com.co), quien facilita una conversación y registra los acuerdos. Se procura atender la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
3. Comité de Convivencia Laboral. Si el conflicto persiste o puede constituir acoso laboral, la persona puede presentar una queja ante el Comité, que actúa conforme a la sección 7.
4. Instancias formales. Cuando los hechos pueden constituir una falta disciplinaria, una conducta contraria al Código de Ética o un delito, se acude a la Línea Ética, al procedimiento disciplinario del Reglamento Interno de Trabajo y, si corresponde, a la Inspección del Trabajo, a los jueces o a la Fiscalía.

7. Comité de Convivencia Laboral

7.1 Naturaleza

El Comité de Convivencia Laboral es la instancia preventiva prevista en la Ley 1010 de 2006. Su conformación y funcionamiento se rigen por la Resolución 3461 de 2025 del Ministerio del Trabajo, que derogó las Resoluciones 652 y 1356 de 2012. Es independiente en su funcionamiento y cumple un rol preventivo, orientador, conciliador y canalizador. No determina si existió acoso laboral ni impone sanciones, y no es competente para conocer casos de acoso sexual, que se tramitan según la Política PSEA.

7.2 Conformación según el número de trabajadores

La resolución no regula expresamente los casos de exactamente cinco (5) o veinte (20) trabajadores. En esos casos, Pronetsys aplicará la conformación más garantista, es decir, la que incluye suplentes y, si hay veinte trabajadores, la de cuatro integrantes. La empresa puede designar un número mayor de integrantes, siempre que ambas partes tengan igual representación.

7.3 Cómo aplica en una empresa pequeña como la nuestra

• El Comité es obligatorio sin importar el tamaño de la empresa; lo que cambia según el número de trabajadores es su conformación.
• La conformación se define según el número de trabajadores al momento de constituir el Comité. Los cambios en ese número durante el periodo no obligan a reconformarlo.
• Los representantes del empleador no tienen que ser directivos. Se procura que los integrantes no tengan relación de subordinación directa entre sí.
• Cuando un integrante sea parte o tenga conflicto de interés en un caso, se aparta y actúa su suplente. Si no hay suplente, la empresa solicitará el acompañamiento de la ARL para garantizar la imparcialidad del trámite.

7.4 Elección, periodo e inhabilidades

• El empleador designa directamente a sus representantes. Los trabajadores eligen a los suyos mediante votación secreta y escrutinio público, según el procedimiento que se publique en la convocatoria.
• El periodo es de dos (2) años, contados desde la comunicación de la elección o designación. Si un integrante principal se retira, asume su suplente sin necesidad de nuevas elecciones. Al terminar el periodo, el Comité entrega toda su documentación al nuevo Comité.
• No pueden integrar el Comité los trabajadores a quienes se les haya formulado una queja por acoso laboral ni quienes hayan sido víctimas de acoso laboral en el año anterior a su conformación.

7.5 Funciones

• Recibir y tramitar las quejas que puedan constituir acoso laboral y examinarlas de manera confidencial.
• Escuchar a las partes por separado y facilitar espacios de diálogo y planes de mejora con compromisos verificables.
• Hacer seguimiento mensual a los compromisos y remitir los casos sin acuerdo o con incumplimiento.
• Desarrollar actividades de prevención y promoción de la convivencia.
• Presentar recomendaciones a la alta dirección y hacer seguimiento a su cumplimiento.
• Presentar informes trimestrales y un informe anual a la alta dirección, y el informe anual que corresponda a las autoridades.

7.6 Funcionamiento

• Reuniones: ordinarias una vez al mes y extraordinarias cada vez que se reciba una queja. El Comité sesiona con la mitad más uno de sus integrantes.
• Reglamento: el Comité adopta su reglamento interno, con acuerdos de confidencialidad y protocolos para el manejo reservado de la información.
• Recursos: la empresa garantiza un espacio adecuado, los recursos técnicos y el tiempo dentro de la jornada para el ejercicio de sus funciones.
• Formación: la empresa capacita a los integrantes en resolución de conflictos y comunicación, con el apoyo de la ARL.

7.7 Plazos del trámite de quejas

Cuando no hay acuerdo, se incumplen los compromisos o la conducta persiste, el Comité informa a la alta dirección y cierra su actuación. La persona afectada conserva su derecho a acudir a la Inspección del Trabajo o al juez. La conformación y el funcionamiento del Comité también figuran entre los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para las empresas de once (11) o más trabajadores (Resolución 0312 de 2019), y el Comité articula su labor con el Responsable del SG-SST en la gestión del riesgo psicosocial.

8. Faltas y medidas

8.1 Enfoque

Ante un incumplimiento de este Manual, se privilegian primero las medidas formativas —retroalimentación, acuerdos o compromisos escritos—, que no son sanciones. Las sanciones disciplinarias solo pueden ser las previstas en el Reglamento Interno de Trabajo, el contrato o la ley, como lo dispone el artículo 114 del Código Sustantivo del Trabajo, y se imponen de manera proporcional a la gravedad de la falta.

8.2 Ejemplos orientativos

Esta tabla es orientativa. La calificación de las faltas y las sanciones aplicables son las del Reglamento Interno de Trabajo; las justas causas de terminación del contrato son las previstas en la ley.

8.3 Debido proceso disciplinario

Toda sanción disciplinaria se impone conforme al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, y al Reglamento Interno de Trabajo, con respeto de los principios de dignidad, presunción de inocencia, proporcionalidad, derecho de defensa, contradicción de las pruebas, imparcialidad y prohibición de sancionar dos veces por los mismos hechos.

1. Comunicación de apertura. Se informa por escrito a la persona el inicio del proceso.
2. Formulación de los hechos. Se describen las conductas que se le atribuyen y las faltas en que podría haber incurrido, con su calificación provisional.
3. Traslado de pruebas. Se le entregan todas las pruebas que fundamentan el proceso.
4. Descargos. Se le concede un término no inferior a cinco (5) días hábiles para presentar descargos, controvertir las pruebas y aportar las suyas. Puede estar acompañada por representantes sindicales si está afiliada a un sindicato.
5. Decisión motivada. Se adopta una decisión escrita, congruente con los hechos y las pruebas.
6. Sanción proporcional. Si hay lugar a sanción, se impone la que corresponda según la gravedad de la falta.
7. Impugnación. La persona puede impugnar la decisión conforme al Reglamento Interno de Trabajo.

9. Reconocimiento de buenas prácticas

La convivencia también se construye reconociendo lo que funciona. Destacamos, de forma periódica y transparente, a las personas y equipos que:

• Resuelven desacuerdos con respeto y ayudan a otros a hacerlo.
• Comparten conocimiento, documentan bien y apoyan a quienes están aprendiendo.
• Reciben retroalimentación positiva de los clientes por su trato y profesionalismo.
• Cuidan la seguridad propia y de los demás, y reportan riesgos de forma oportuna.
• Proponen mejoras a la forma en que trabajamos juntos.

El Comité de Convivencia Laboral puede proponer a la Gerencia iniciativas de reconocimiento y actividades de integración.

10. Compromiso y aceptación

Todo colaborador recibe este Manual en su inducción y cada vez que se actualice. Su aceptación se registra por escrito o por medios electrónicos y se conserva en la historia laboral o contractual.

Este Manual se revisa como mínimo una vez al año, con la participación del Comité de Convivencia Laboral, y cada vez que cambien la normativa o las condiciones de trabajo. Las sugerencias pueden enviarse a Talento Humano o a lineaetica@pronetsys.com.co.